Para manter o compliance fiscal junto à Receita, as empresas devem emitir as notas fiscais eletrônicas corretamente, cumprir com diversas obrigações e entregar uma série de declarações. Entre elas, está a DIRF, também conhecida como Declaração de Imposto Retido na Fonte.
Então, para evitar problemas com o fisco, é fundamental entender do que se trata a DIRF e saber como realizar essa declaração. Até porque esta é uma obrigação de envio anual, referente ao Imposto de Renda.
Normalmente, os contribuintes obrigados à DIRF têm até o último dia útil de fevereiro para entregar a declaração à Receita, por meio do Programa Gerador de Declarações. E, neste ano de 2021, o prazo final para envio é em 26/2. O não cumprimento dos requisitos ou o preenchimento incorreto pode gerar multas.
Para conhecer melhor sobre o assunto, a seguir, vamos explicar quem precisa fazer a declaração, as principais regras e como fazer o envio.
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O que é a DIRF?
Esta declaração é responsável por informar para a Receita Federal os rendimentos pagos pelos empregadores aos seus trabalhadores, incluindo todos os tributos e contribuições retidos na fonte pagadora.
Vale lembrar que a DIRF funciona igual ao Imposto de Renda em relação ao ano-calendário da prestação de contas. Ou seja, a declaração se refere ao exercício do ano anterior. Por exemplo, em 2021, as informações contidas estão relacionadas aos pagamentos realizados em 2020.
DIRF x Compliance fiscal
Um dos principais objetivos da DIRF é combater a sonegação fiscal tanto de empresas, como de pessoas físicas. Uma vez que a Receita consegue realizar o cruzamento de informações com inteligência, verificando se todos os valores pagos e recebidos foram declarados corretamente.
Do ponto de vista dos negócios, entregar a DIRF representa estar em conformidade e compliance fiscal com os órgãos reguladores.
Quais empresas devem fazer a declaração?
A DIRF deve ser realizada por pessoas físicas ou jurídicas que prestaram remunerações a pessoas físicas, com retenções de imposto de renda ou contribuições sociais (PIS, COFINS e CSLL), durante o ano-calendário. Mesmo que os pagamentos tenham ocorrido em apenas um mês, o envio deve ser feito.
São vários os casos de enquadramento na obrigatoriedade, inclusive empresas do Simples Nacional não estão descartadas. Veja as principais situações:
- Empresas privadas com sede no Brasil;
- Organizações públicas;
- Empresas individuais;
- Condomínios edilícios;
- Titulares de serviços de registros e notariais;
- Sucursais, filiais ou representações de pessoas jurídicas com sede fora do país;
- Organizações regionais e nacionais de administração de desportos olímpicos;
- Candidatos a cargos eletivos inclusive vices e suplentes;
- Associações e organizações sindicais.
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Quais os riscos de não entregar a DIRF?
Para as empresas enquadradas dentro do regime de obrigatoriedade da DIRF, é preciso cumprir com os prazos de entrega.
Caso o responsável não realize dentro do tempo previsto, corre-se o risco de sofrer uma multa de 2% ao mês-calendário, incidindo sobre o valor total apresentado na declaração.
O valor mínimo da multa é de R$200 pessoas físicas, jurídicas inativas e optantes pelo Simples Nacional. Nos demais casos, o valor sobe para R$500.
Além de entregar a DIRF, as organizações têm outra obrigação e devem repassar aos funcionários ou beneficiários dos pagamentos o comprovante de rendimentos e de imposto sobre a renda retida na fonte.
Este documento é o chamado Informe de Rendimentos, que é utilizado pelos contribuintes com rendimento igual ou superior a R$28.559,70 para preenchimento do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF).
Vale destacar que não é raro os contribuintes, seja empresas ou pessoas físicas, cometerem erros nas declarações e serem pegos pelo fisco. Segundo levantamento da própria Receita, só em 2019, mais de 700 mil declarações de IRPF apresentaram inconsistências e caíram na malha fina.
Como fazer a declaração na prática
O processo para preenchimento e envio da DIRF é simples e, em poucos passos, já é possível ter tudo pronto.
As empresas devem baixar o Programa Gerador de Declaração do ano-exercício correto, no site da Receita, de acordo com a opção adequada ao seu sistema operacional.
Depois de baixar o programa, é necessário preencher os dados pedidos. Isso pode ser realizado manualmente ou importando as informações do seu software fiscal.
Então, o arquivo preenchido deve ser enviado pelo programa Receitanet, passando por validações do sistema e gerando um recibo de entrega. Este número pode ser usado para acompanhar o andamento da obrigação junto ao fisco.
Se você constatar erros nos dados da declaração, ainda é possível retificá-la, alterando as informações e enviando uma nova DIRF.
Por fim, após a entrega, as empresas podem verificar o status da declaração conforme 5 itens:
- Em processamento: a Receita está avaliando as informações;
- Aceita: a declaração foi aprovada;
- Rejeitada: foram detectados erros e o documento deve ser retificado;
- Retificada: o documento foi substituído por outro;
- Cancelada: a declaração perde os efeitos legais.
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Como a GSF Soluções pode ajudar na elaboração da DIRF
Para evitar erros na DIRF e promover o compliance fiscal, sua empresa pode usar o aplicativo do software fiscal da GSF Fiscal para te ajudar na declaração.
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