Sabemos que a nota fiscal eletrônica (NFe) é um documento digital de extrema importância, uma vez que, por meio dela, conseguimos comprovar trocas comerciais, oficializar transações, apurar a cobrança de tributos, documentar a circulação de mercadorias, garantir os direitos de clientes e consumidores e ter uma melhor gestão financeira.
Porém, algumas empresas que emitem e recebem uma grande quantidade de notas fiscais por mês já devem ter se deparado com um problema específico: a emissão errada e a necessidade de fazer o estorno de uma nota fiscal eletrônica.
Fazer o estorno de uma nota fiscal eletrônica pode não ser uma prática comum, mas muitas vezes ela é necessária. Se a NF-e foi emitida, porém, por algum motivo, a mercadoria não foi entregue e o prazo para o cancelamento (de 24h após a emissão) da nota fiscal expirou, por exemplo, será necessário o cancelamento e estorno dessa nota fiscal.
Leia também: Como emitir nota fiscal eletrônica? Tire suas dúvidas
O que é a nota fiscal de estorno?
A nota fiscal de estorno, ou nota fiscal de ajuste, é um documento que pode ser emitido pela empresa em casos em que a nota fiscal eletrônica foi gerada, mas não houve a circulação da mercadoria. Nessa situação, não ocorreu o fato gerador de tributos. Portanto, é necessário fazer o estorno da nota fiscal eletrônica para evitar algumas consequências:
Pagamento indevido de impostos
Se o processo de compra e venda não foi concluído, é importante fazer o estorno da nota fiscal eletrônica referente a essa transação para evitar o pagamento de tributos sem necessidade.
Divergências nas declarações da empresa
Com a emissão da nota fiscal eletrônica, os órgãos entendem que a mercadoria em questão não está mais no estoque da empresa, mas, sim, em circulação. Nesse contexto, é preciso estornar a nota fiscal para evitar divergências de informações em declarações futuras.
A emissão da nota fiscal de estorno é uma solução fundamental para esses dois casos, uma vez que irá compensar o imposto pago pela empresa e considerar o produto novamente em estoque.
Como fazer o estorno da nota fiscal eletrônica?
Emitir uma nota fiscal de estorno se trata de uma operação inversa ao processo mais comum (de emissão de nota fiscal eletrônica). Segue o passo a passo:
1: Emita uma nova NF-e;
2: Selecione a “Finalidade de emissão da NF-e (FinNFe)” e a opção “NF-e de ajuste”;
3: No campo “Descrição da Natureza da Operação (natOp)”, clique em “Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal”;
4: No campo “refNFe”, referencie a chave de acesso da NF-e que será estornada;
5: Insira os dados dos produtos e os valores equivalentes aos da NF-e estornada;
6: Insira os códigos de CFOP de forma inversa aos que constam na NF-e estornada;
7: No campo de “Informações Adicionais de Interesse do FISCO”, informe o motivo do estorno.
É um processo relativamente simples, mas que exige alguns pontos de atenção. É muito importante que você não se esqueça de listar os produtos que constam na nota, especificar o motivo pelo qual a nota fiscal de estorno está sendo gerada e inserir todas as informações referentes à nota fiscal eletrônica original.
Vale lembrar que não é diante de qualquer situação que o estorno da nota fiscal eletrônica é permitido.
Leia também: Nota fiscal de serviço eletrônica: os 7 problemas comuns na emissão
Quando não devo usar o estorno da nota fiscal eletrônica?
Apesar das facilidades para a emissão da nota fiscal de estorno, existem duas situações específicas em que esse serviço não deve ser utilizado: se ainda estiver dentro do prazo de 24h em que a nota fiscal eletrônica foi emitida (pois ela ainda pode ser apenas cancelada) ou se a mercadoria já estiver em circulação.
As regras para a emissão da nota fiscal de estorno também variam de acordo com a legislação de cada estado brasileiro, tendo normas diferentes em cada região. Por esse motivo, é bem importante que você se informe sobre como esse serviço funciona no estado em que está acontecendo a compra/venda do seu produto.
Qual a importância de ter o software ideal para a emissão da sua nota fiscal eletrônica?
Para agilizar os processos de emissão de nota fiscal eletrônica na sua empresa, é importante contratar um software fiscal especializado que atenda às demandas do seu negócio, com automação, respeito à legislação, segurança, integração, estabilidade e suporte ágil.
Segura e completa, a solução da GSF Fiscal cumpre todas as legislações fiscais/tributárias federais, estaduais e municipais e possui módulos como NF-e, NFS-e, CC-e, CT-e, SPEDs e Obrigações Fiscais, entre outros.
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