Aprenda a montar o seu Calendário de Obrigações Fiscais

O calendário de obrigações fiscais é uma ferramenta que permite facilitar, organizar e planejar as demandas fiscais e tributárias do período, reduzindo as chances de divergências, irregularidades ou falta de compliance.

O cumprimento das obrigações fiscais é essencial para que as empresas fiquem em conformidade com as exigências do Fisco, e possam ter uma operação mais segura e atendendo a todas as determinações legais, de acordo com o seu segmento.

Apesar da relevância do cumprimento em dia das obrigações fiscais, muitos gestores têm dificuldade nesse controle devido ao extenso e complexo calendário de tributos no Brasil. Considerando esse desafio, esse e-book vai abordar:

O que é e qual a importância do calendário de obrigações fiscais?
Qual a agenda de obrigações fiscais?
Como a tecnologia contribui no cumprimento das obrigações fiscais e tributárias?
Como identificar o momento certo de trocar o sistema fiscal e tributário da minha empresa?
Quais os diferenciais do Módulo de Obrigações Fiscais do GSF Fiscal Cloud?

A partir desse passo a passo, será mais fácil entender o papel do calendário de obrigações fiscais e como organizá-lo, além da importância da tecnologia nesse processo.

Boa leitura!

O que é e qual a importância do calendário de obrigações fiscais?

O Brasil é conhecido pela alta carga tributária e complexo sistema de tributos entre obrigações municipais, estaduais e federais. Dessa forma, profissionais responsáveis pela área têm uma importante função no cálculo e pagamento desses dividendos, que incluem:

SPEDs: EFD Fiscal, EFD Contribuições, ECD Contábil e ECF;
Federais: REINF, eSOCIAL, DCTF, PER/DCOMP, IPI e outros;
Estaduais: ICMS, ICMS ST, GIA, GIA ST e outros;
Municipais: ISS, GISS Tomador e outros.

Além das dezenas de tributos a serem pagos, a complexidade fiscal no Brasil se deve às frequentes alterações de cronogramas, alíquotas e legislação, demandando atenção frequente dos gestores.

Saiba mais: 5 boas práticas para apuração de impostos eficiente

Os erros de cálculos, atraso no pagamento ou falta de quitação podem gerar multas e encargos aos negócios, o que pode prejudicar diretamente o planejamento orçamentário e a estabilidade da operação.

Considerando essa importância e desafios associados, o pagamento de tributos deve ser guiado por um cronograma de obrigações fiscais, um documento que reúne, com prazos pré-estabelecidos, cada pagamento e valor de acordo com as atividades prestadas.

Esse tipo de documento evita que ocorra atrasos e esquecimentos na quitação dos tributos, e também facilita o planejamento fiscal e financeiro da empresa ao apresentar, de forma clara e objetiva, todos os impostos por mês, semestre e ano.

Para que o calendário de obrigações fiscais cumpra efetivamente sua função, o time responsável deve visitá-lo recorrentemente, observando os tributos próximos e planejando seu pagamento.

Atualmente, é possível montar a agenda de obrigações fiscais utilizando módulos digitais. A tecnologia permite o cálculo tributário, o agendamento, a emissão dos comprovantes e documentos em formatos exigidos pelo fisco, e pode até emitir alertas com a proximidade da data de vencimento.

Portanto, independente de um modelo analógico ou digital, o calendário de obrigações fiscais desempenha uma função estratégica em empresas de diferentes segmentos.

Qual a agenda de obrigações fiscais?

O primeiro passo para montar um calendário de obrigações fiscais é conhecer quais os tributos devem ser pagos e a periodicidade dessas contribuições.

Cada segmento, como serviços, indústria, varejo e outros, podem ter tributações próprias, o que deve ser avaliado pelo gestor. A seguir, conheça algumas das principais obrigações fiscais que devem constar na agenda fiscal da empresa.

Obrigações fiscais mensais

As obrigações fiscais mensais são recorrentes e, portanto, são as que mais têm riscos de atrasos. São elas:

CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)

Trata-se de um documento para controle de admissões, demissões e transferências de funcionários contratados no regime CLT. A prestação é feita ao Ministério da Economia devendo ser apresentada até o dia 7 de cada mês, em referência ao mês anterior.

IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)

O IPI deve ser recolhido até o dia 10 do mês seguinte às transações, em caso de produtos classificados no código 2402.20.00, considerando a Nomenclatura Comum do Mercosul – NCM.

Para os demais produtos, o prazo de recolhimento é até o dia 25 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores.

EFD ICMS & IPI

Mensalmente, as empresas devem entregar os arquivos da EFD ICMS & IPI, sendo preciso atentar-se aos prazos estabelecidos pela legislação estadual, uma vez que cada estado tem autonomia nessa definição.

EFD-Reinf

Até o dia 15 de cada mês, deve ser entregue o EFD-Reinf referente às atividades do mês anterior. Para entidades que promovem eventos desportivos, a transmissão da escrituração ao SPED deve ser até dois dias úteis após a realização das atividades.

EFD Contribuições

Deve-se declarar a escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep, da Cofins e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) até o 10º dia útil do segundo mês subsequente às atividades, incluindo ações como a extinção, incorporação, fusão e cisão total ou parcial de empresas.

Os gestores devem ficar atentos a possíveis alterações nas datas, especialmente no período de abril a junho, que coincide com a transmissão de dados de pessoa física, nos quais pode ocorrer a prorrogação dos prazos de entrega.

eSocial e DCTF Web

As obrigações fiscais referentes à remuneração e fechamento da folha devem ser enviadas até o dia 15 do mês seguinte ao da atividade. A exceção é o pagamento do 13º salário, que pode ser transmitido até o dia 20 de dezembro do ano a qual se refere.

A DCTF Web também tem como prazo o dia 15 do mês posterior, sendo que o adiamento pode ser para o dia útil seguinte, caso não haja expediente bancário.

GFIP

Deve ser entregue mensalmente até o dia 7 do mês seguinte ao da competência. Quando não há expediente bancário, o pagamento pode ser adiado até o dia útil seguinte.

DCTF/Mensal

A quitação deve ocorrer até o 15º dia útil do segundo mês subsequente ao das atividades. Também pode ter prazos adicionais nos meses de abril a junho, mas é importante acompanhar a legislação vigente que indica tais exceções.

DME

A entrega da Declaração de Operações Liquidadas com Moeda em Espécie precisa ser realizada até o último dia útil do mês subsequente às atividades.

Informações de Operações com Criptoativos

Apesar de recentes, os criptoativos também devem entrar no calendário de obrigações fiscais, caso a empresa faça operações dessa natureza. As informações devem ser repassadas à Receita Federal até o último dia útil do mês subsequente às operações.

PGDAS (Optantes pelo Simples Nacional)

Empresas optantes pelo Simples Nacional têm até a data de vencimento dos tributos mensais, em geral dia 20, para prestar à Receita Federal as informações relativas às atividades do mês anterior.

Obrigações fiscais semestrais

Também devem constar no calendário de obrigações fiscais os tributos semestrais. Devido ao maior espaçamento entre as quitações, os lembretes são importantes nesse tipo de compromisso. São eles:

e-Financeira

A e-Financeira deve ser transmitida duas vezes ao ano, referindo-se ao período anterior. Até o último dia útil de fevereiro são informados os dados relativos ao segundo semestre do ano anterior.

Já as informações do semestre de janeiro a junho devem ser informadas até o último dia útil do mês de agosto, do mesmo ano.

DECRED

O DECRED tem a mesma data de quitação da e-Financeira, sendo recomendado que o atendimento a essas obrigações fiscais seja apresentado na agenda de pagamentos.

Obrigações fiscais anuais

As obrigações fiscais e tributárias anuais são diversas, e é importante que o sistema da empresa considere as especificidades do segmento para que sejam verificadas quais são necessárias ao negócio. Veja a seguir:

DIRF, DIMOB e DMED

Essas três obrigações fiscais anuais têm a mesma data de entrega, o que simplifica a organização das atividades. As entregas devem ser feitas até o último dia útil do mês de fevereiro do ano-calendário seguinte a que se referem as informações.

RAIS

Os dados da RAIS são enviados até meados de abril, referente ao ano anterior. Empresas das classificações 1 e 2 não precisam enviar a RAIS, uma vez que enviam pelo eSocial as informações de remuneração dos funcionários.

DEFIS

A entrega do DEFIS deve ser feita até o dia 31 de março do ano-calendário posterior aos das atividades. Quando coincidir com um dia sem expediente bancário, o pagamento deve ser feito no dia útil posterior.

ECD (Escrituração Contábil Digital)

O ECD, por sua vez, deve ser entregue, normalmente, até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao que se refere às atividades.

Há diferenças de acordo com as atividades, de forma que para casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, as entregas devem ser:

último dia útil de maio do mesmo ano, se a operação for realizada entre janeiro a abril;
último dia do mês subsequente à operação, quando ela for realizada entre maio e dezembro.

Por vezes, esses prazos podem ser prorrogados e alterados de acordo com mudanças na legislação, sendo importante que os gestores acompanhem essas alterações.

ECF (Escrituração Contábil Fiscal)

A ECF deve ser informada anualmente ao SPED considerando como prazo o último dia útil do mês de julho do ano posterior ao das atividades.

Também há datas diferentes para atividades como extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, sendo que, nesses casos, se a atividade ocorrer até o mês de abril, as informações devem ser apresentadas até o último dia útil do mês de julho do mesmo ano.

Caso essas ações ocorram entre maio e dezembro, a entrega deve ser feita até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao da mudança.

Como a tecnologia contribui no cumprimento das obrigações fiscais e tributárias?

São diversas as obrigações fiscais de uma empresa, com demandas mensais, semestrais e anuais, de forma que a adesão a um software fiscal e tributário é essencial para facilitar as operações.

Atualmente, a tecnologia desempenha um papel central na organização e monitoramento do calendário de obrigações fiscais e tributárias, e os benefícios são diversos, incluindo:

Redução do esforço: o sistema permite regularizar, organizar e padronizar as informações referentes aos impostos, facilitando o cálculo dos valores e o cumprimento dos prazos.
Diminuição do tempo das atividades: a montagem manual de um calendário de obrigações fiscais, considerando o volume e complexidade de tributos, toma muito tempo de dedicação dos profissionais, comprometendo a produtividade dos colaboradores.
Redução de erros: as operações fiscais realizadas manualmente têm maiores chances de erros que comprometem a conformidade fiscal da empresa, enquanto os sistemas automatizam processos e têm recursos de auditoria para mitigar essas ocorrências.
Produtividade: a automação dos processos permite que a equipe fiscal e tributária dedique-se a atividades mais estratégicas, reduzindo a carga de atividades operativas que não agregam estrategicamente à companhia.
Apuração correta de impostos: o sistema é configurado e atualizado considerando as mudanças nas alíquotas dos tributos, reduzindo as chances de a equipe não acompanhar essas mudanças e fazer um cálculo errado dos valores. Com módulos fiscais, esse cálculo é automático e inserido adequadamente nas notas fiscais.
Controle dos impostos: os gestores conseguem acompanhar de forma centralizada e digital as informações do calendário fiscal, com avisos que evitam o atraso de pagamentos e a ocorrência de multas, que atrapalham o planejamento financeiro da empresa.

Portanto, a tecnologia é uma aliada na área fiscal e tributária para mitigar os problemas decorrentes de processos manuais, aumentando a produtividade, acurácia e qualidade das operações.

Como identificar o momento certo de trocar o sistema fiscal e tributário da minha empresa?

Quando a tecnologia usada para fins fiscais não garante segurança operacional à companhia, deve-se avaliar a substituição do sistema fiscal e tributário por um módulo mais moderno e completo.

O que pode ocorrer é que, com o crescimento da empresa e novas demandas tributárias surgindo, o sistema tornou-se obsoleto e ineficiente ao novo cenário.

Outra possibilidade é uma tecnologia que deixou de ser atualizada, de forma que as operações não são automatizadas, e alterações nas alíquotas não são atualizadas no sistema fiscal.

Um calendário de obrigações fiscais e tributárias eficiente é uma demanda básica de um sistema fiscal, de maneira que, se essa ferramenta não opera corretamente, toda a operação da área será comprometida e, consequentemente, a conformidade fiscal da empresa junto aos órgãos oficiais nas esferas municipal, estadual e federal.

Para evitar tais problemas que podem acarretar em multas e encargos à companhia, a substituição do sistema fiscal e tributário para uma versão mais completa e moderna deve ser considerada.

Nas situações em que não é possível fazer a substituição completa do sistema da empresa, uma opção é modernizar a versão existente por meio da aquisição das APIs REST para NF-e, CT-e, CC-e, Captura de XMLs e REINF, oferecidas pela GSF Soluções.

Assim, você pode contratar o sistema completo ou os módulos do seu interesse para te ajudar nas suas demandas. Vale destacar diferenciais da nossa ferramenta, como:

Plataforma única com diversas funcionalidades;
Sistema de BI integrado com envio de relatórios;
Fácil acesso via web e mobile com telas intuitivas;
Possui APIs abertas para integração;
Rápida implementação;
Calendário fiscal inteligente;
Integrável aos principais ERPs;
Interatividade com órgãos governamentais;
Atualizações automáticas e customizáveis;
Atendimento a toda a legislação brasileira.

Além disso, o serviço de BPO Fiscal (Business Process Outsourcing, ou Terceirização de Processos de Negócios), da GSF, também pode ser muito interessante para organizações que precisam de ajuda para trocar ou modernizar o sistema e otimizar os seus processos internos, sem deixar de entregar suas obrigações.

Esse é um excelente serviço de terceirização dos processos fiscais e tributários, e pode trazer ainda mais vantagens, como:

Foco no core business: com a terceirização de processos fiscais e tributários, sua equipe fica livre para se dedicar integralmente ao que realmente importa para a empresa;
Redução de custos: com um bom serviço de BPO Fiscal e Tributário, é possível trabalhar com uma equipe reduzida, menos espaço físico e uma menor necessidade de infraestrutura;
Mão de obra qualificada: esse serviço traz a possibilidade de levar para a empresa um conhecimento que ela não possui. O resultado é a realização mais rápida e prática de diversas atividades;
Maior flexibilidade: uma vez que a empresa terceirizada tem uma visão mais ampla das necessidades do negócio, ela ajuda a organização a se adaptar às mudanças no ambiente mais rapidamente;
Fortalecimento do uso de tecnologia: um serviço BPO foca 100% nas melhores soluções fiscais e tributárias, oferece tecnologias inovadoras, uma visão mais ampla na organização dos serviços fiscais, mais acesso a informações e agilidade dos processos.

No segmento fiscal, vemos o BPO como uma excelente solução para simplificar caminhos por meio da reorganização de dados, geração de obrigações fiscais, automação de cálculos de impostos, gerenciamento de documentos, entre outros fatores que podem trazer grandes facilidades para as empresas.

O uso da terceirização impulsiona e agiliza o crescimento do seu negócio, por isso esse serviço, oferecido pela GSF Soluções, é altamente recomendável.

Quais os diferenciais do Módulo de Obrigações Fiscais do GSF Fiscal Cloud?

O Módulo de Obrigações Fiscais do GSF Fiscal Cloud é uma solução robusta e com todas as funcionalidades necessárias para uma operação mais fluída, moderna e otimizada. Alguns diferenciais incluem:

suporte para diferentes segmentos, incluindo serviços, indústria e varejo;
segurança da informação baseada nas normas legais vigentes;
fácil visualização de NF-e rejeitadas;
emissão em lotes ou de modo individual;
redução de impressão com recursos de emissor em PDF;
redução de impressão em lotes;
armazenamento do XML em lote ou individual;
implementação rápida e fácil usabilidade;
envio em lote para clientes via e-mail;
assinatura digital automatizada.

As soluções da GSF Soluções diferenciam-se por conta de características como:

plataforma única com diversas funcionalidades;
sistema de BI integrado e relatórios personalizados;
interatividade com órgãos governamentais;
busca de XMLs na Receita;
auditoria fiscal e cruzamento SPEDs;
acesso mobile com ações responsivas;
preço 30% menor do que a concorrência.

Com a experiência da GSF Soluçõespara dar suporte às operações fiscais e tributárias da empresa, e estruturar um calendário de obrigações fiscais automatizado e eficiente, é possível reduzir os problemas relacionados à área e aumentar a qualidade das operações.

Dessa forma, a GSF Soluções consolida-se como uma parceria estratégica para empresas de diferentes segmentos.

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