Os gestores e líderes de negócios enfrentam diversos desafios e obstáculos para realizar todas as obrigações fiscais e manter as empresas em conformidade tributária. Isso porque, no Brasil, a legislação é complexa e atualizada constantemente.
Vale destacar que os empresários brasileiros gastam, em média, 62,5 dias (ou 1.501 horas) por ano para calcular e pagar impostos, de acordo com relatório do Banco Mundial. Com isso, o Brasil lidera a lista com 190 países sobre maior tempo despendido para arcar com tributos.
Então, os empresários e diretores dos setores financeiros e tributários das organizações precisam trabalhar para cumprir com o calendário intenso de obrigações fiscais, ficando de olho em todas as mudanças nas leis vigentes.
Esta forma de atuação fiscal e tributária envolve não só as grandes empresas, mas também as pequenas e médias. Afinal, todos os negócios são afetados pelas normas tributárias. Aliás, muitas vezes, as PMEs são até mais impactadas, porque não têm todo o conhecimento tributário necessário e nem profissionais qualificados para realizar os processos e promover a conformidade.
Assim, é importante lembrar também que os gestores devem entender as leis e regras fiscais presentes no estado e municípios onde localizam suas atividades, mas também nos locais em que atuam ou entregam mercadorias e serviços.
Até porque, se não atenderem aos requisitos das regulamentações, as empresas estão sujeitas a multas, que podem pesar no orçamento e trazer um severo impacto financeiro.
Quais os principais desafios para atingir a conformidade tributária?
Como citado anteriormente, o cenário é complexo para realizar a gestão tributária e fiscal com todos os processos adequadamente a fim de manter o compliance. Então, vamos ver os principais gargalos na hora de executar as atividades tributárias:
Conhecer toda a carga tributária
O primeiro ponto pertinente é saber a carga tributária e os processos envolvidos em todas as operações da empresa. O que engloba desde o pagamento de funcionários e fornecedores, as despesas com transporte e logística e os custos na aquisição de equipamentos até os produtos e serviços ao consumidor final. E até mesmo o ramo de atuação pode mudar a tipificação da tributação.
Verificar erros de informação
Seja na emissão de notas fiscais, na apuração de impostos ou no envio de dados contábeis aos órgãos fiscalizadores, as empresas podem cometer erros na inserção de informações. E o que acontece neste momento? O negócio já se torna um alvo da Receita para autuações e multas. Então, é válido redobrar a atenção na hora de colocar tais dados para evitar erros e inconformidades que possam prejudicar.
Padronizar os arquivos
Os arquivos tributários e fiscais com erros no formato podem não ser enviados para a Receita, não serem recebidos pelo órgão ou ainda não serem abertos. Então, é fundamental minimizar os erros e realizar uma padronização para assim garantir que todos chegarão ao destino, assegurando a conformidade tributária.
Eliminar os atrasos nas entregas
Com tantas legislações em vigor, é difícil cumprir o calendário de obrigações fiscais e se manter em conformidade tributária. Mesmo com planejamento e programação de um cronograma de obrigações, ainda há o risco de esquecer alguma data ou algum tributo. Logo, é preciso adotar estratégias e novas soluções para solucionar este desafio.
Como a tecnologia resolve os desafios de conformidade tributária
Neste contexto, o uso da tecnologia para a área tributária se faz necessário com o objetivo de melhorar o nível de conformidade tributária e fiscal das organizações de diferentes portes e segmentos.
Com as ferramentas tecnológicas, é possível por exemplo automatizar o preenchimento de notas fiscais e demais documentos eletrônicos e realizar o seu envio para os órgãos, evitando erros e inconformidades, além de eliminar o excesso de trabalho manual e aumentar a produtividade.
Outra aplicação importante é ter um calendário fiscal completo, contendo todas as obrigações que devem ser atendidas por cada tipo de empresa dentro das suas especificidades. Ou seja, não se perde mais nenhum prazo.
O acesso às informações também se torna mais rápido e transparente, com cruzamento de dados, extração de insights e melhoria nas análises tributárias. O que permite inclusive uma atuação mais estratégica da equipe tributária e a identificação de possíveis mudanças de enquadramentos fiscais e tributários, gerando ganhos para a empresa com a redução de impostos.
Vale lembrar, inclusive, que muitos desses dados acabam coletados manualmente por profissionais da área tributária, chegando a representar até 70% do seu tempo, de acordo com o relatório do Tax Systems.
Por fim, as inovações permitem o armazenamento de dados para guarda obrigatória, podendo servir para apresentação em fiscalizações e também para qualquer consulta e comprovação posterior.
Com tantos benefícios, segundo a pesquisa Tax do Amanhã, realizada pela Deloitte, mais de 70% das empresas já empregam tecnologias para automatizar as operações de emissão de notas fiscais e entrega de obrigações como SPED Fiscal. Ou seja, não ter uma solução fiscal eficiente pode representar uma grande perda de competitividade para o seu negócio.
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