O que é o SPED e para o que serve?

Para os que atuam na gestão de empresas, o termo SPED é algo que faz parte da rotina, visto que constantemente informações contidas neste sistema fazem parte dos processos de gerenciamento.

O SPED pode ser considerado a principal obrigação acessória para que haja o cumprimento da legislação fiscal e contábil. Portanto, é fundamental contar com um conhecimento amplo a respeito dele, de modo que todo o processo seja realizado corretamente.

Para ter um aprofundamento maior a respeito do que o SPED abrange, algumas informações importantes a respeito deste sistema serão comentadas a seguir.

O que é SPED?

O Sistema Público de Escrituração Digital, conhecido como SPED, foi desenvolvido pelo Governo Federal objetivando o recebimento de informações fiscais e contábeis de empresas. Sendo assim, trata-se uma plataforma eficiente para o envio de obrigações acessórias diretamente para o FISCO.

Dentro do SPED existem projetos distintos, que são separados da seguinte forma:

Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil);
Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal);
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Assim, por meio deste sistema é realizada a integração das esferas governamentais que realizam as fiscalizações: federal, estadual e municipal.

O SPED possui uma validade jurídica das suas informações totalmente assegurada através do chamado certificado digital, que é uma assinatura virtual das empresas e garante a segurança do processo e da transação.

Qual a finalidade do SPED?

Diante das tecnologias e avanços neste setor, foram adotadas medidas mais modernas quanto à transmissão de dados entre os estabelecimentos e o FISCO. Visando um controle maior por parte do FISCO, o governo federal desenvolveu o SPED.

Nesse cenário, o SPED passou a ser o instrumento para o cumprimento das obrigações fiscais. Ele também causa um estímulo maior para o repasse das informações necessárias por parte das empresas.

Outro ponto importante do SPED é o fato de que ele fornece uma facilidade maior quanto ao acesso por parte dos contribuintes para que estes estejam a par de informações e obrigações fiscais.

Benefícios e vantagens do SPED

A utilização do sistema desenvolvido pelo governo pode proporcionar muitos benefícios, em especial aos varejistas. Portanto, alguns pontos merecem ser destacados:

Custos menores;
Informações padronizadas no envio;
Minimização de sonegação involuntária.

A redução de custos, em sua essência, esta ligada às despesas com emissão, impressão e armazenamento de papéis, que deixará de existir visto que os processos serão realizados em meio digital.

Haverá também uma padronização maior das informações, o que pode gerar uma boa economia de tempo. E, por fim, a ferramenta possibilita ações mais transparentes de controle sem riscos que empresa acabe em uma situação irregular por algum erro.

Cuidados com o SPED

Por se tratar de um sistema que se encontra em evolução e muitos ainda precisam se adaptar a ele, principalmente pelo fato de haver o compartilhamento de informações delicadas e complexas, é importante tomar alguns cuidados.

Alguns contribuintes ainda podem cometer erros diante dos preenchimentos de documentos. Dessa forma, alguns dos erros mais comuns serão listados a seguir como forma de alertar e evitar a sua ocorrência:

Não cadastrar o fator de conversão;
Itens com códigos diferentes e mesma descrição;
Utilização errada do Registro 0400;
Preenchimento incorreto do campo valor total;
Divergência de informações entre registros.

Diferenças do SPED Fiscal e SPED contábil

Existem dois tipos que fazem parte das divisões do SPED: o fiscal e o contábil. Entender estes dois aspectos também é de grande importância para compreensão do que deve ser transmitido em cada um.

Portanto, é essencial que ter ciência dessas separações, pois ações diferentes devem ser tomadas em cada uma delas.

Entenda o SPED Fiscal

O SPED Fiscal é considerado uma obrigação acessória. Sendo assim, ele tem como base a escrituração fiscal digital das informações relativas às movimentações da empresa, com consequências como a apuração de impostos.

Portanto, o que deve ser transmitido através do SPED Fiscal é:

Total de entradas;
Total de saídas;
Débitos, créditos e saldos do ICMS;
Entradas e saídas em detalhes por CFOP;
Valor total das operações de vendas – crédito e débito;
CST de ICMS de acordo com o declarante;
Obtenção de produtos diretamente de produtores rurais.

SPED Contábil

O SPED Contábil é um sistema no qual serão transmitidos todos os lançamentos contábeis que relacionados à empresa. Este processo de transmissão da escrituração contábil deve ser feito de forma anual, com prazo até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte aos quais os documentos se referem.

No processo que as informações são enviadas, é gerado um recibo da transmissão, que será válido como comprovante de legitimação de toda a ação.

Na transmissão, é preciso que alguns pontos sejam destacados:

Livro diário e os seus auxiliares;
Livro razão e os seus auxiliares;
Livro balancetes diários;
Balanços e fichas de lançamento;

SPED: solução para automatizar processos

De modo geral, o SPED e as suas possibilidades são a solução ideal encontrada pelo FISCO para garantir uma eficiência maior diante de processos automatizados e ágeis, de modo que as informações sejam enviadas pelas empresas direto para os órgãos fiscalizadores responsáveis.

A adoção desse sistema beneficia e promove um controle maior para os estabelecimentos comerciais, garantindo que eles fiquem dentro das normas estabelecidas pelos órgãos responsáveis por regulamentar todos esses processos.

Portanto, é essencial que todos os gestores e empresários tenham ciência das ações e dos benefícios que podem ser obtidos com a utilização do SPED. Isso facilitará muito para que as informações necessárias cheguem aos órgãos como o FISCO e para o cumprimento das suas obrigações.

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