A emissão da nota fiscal é elemento chave para as empresas, já que o documento é obrigatório para registrar a compra e venda de produtos e serviços. Então, os responsáveis por estes processos dentro das organizações devem conhecer detalhadamente como emitir nota fiscal eletrônica para minimizar erros e entregá-la corretamente.
Vale destacar que a falta de emissão ou a ocorrência de inconformidades de dados na NF-e pode representar um severo impacto para os negócios. Isso porque causa problemas junto à Receita Federal, com autuações após fiscalizações, e, nos casos mais graves, pode-se até responder pelo crime de sonegação fiscal.
Além disso, outra consequência comum da não emissão é a perda de oportunidades de negócios. Afinal, diversas empresas só aceitam fornecedores de produtos e/ou serviços que emitem notas fiscais regularmente.
Em contrapartida, as organizações, independentemente do porte ou do segmento de atuação, que realizam a emissão de forma adequada podem atender às legislações vigentes, evitar as multas e outros riscos, se mantendo em compliance fiscal.
Então, diante deste cenário, neste conteúdo, vamos falar um pouco mais sobre a importância da NF-e, explicar como emitir nota fiscal eletrônica e mostrar como a tecnologia pode ajudar.
Para que serve a nota fiscal eletrônica?
Em resumo, a NF-e é o documento responsável pela comercialização de produtos e serviços, comunicando ao governo as operações de vendas das empresas e contando com as alíquotas dos impostos referidos. O que ajuda a evitar a sonegação de impostos.
Por isso, a nota fiscal é empregada como base para apoiar toda a contabilidade dos negócios, já que se trata de um comprovante de recolhimento correto dos impostos, como ISS e ICMS.
Não se pode esquecer de que a maioria das organizações são obrigadas a emitir este documento, sejam empresas do Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido. Entre as exceções, está o microempreendedor individual. Na prática, o MEI só precisa emitir caso tenha negócios com outras pessoas jurídicas ou se o consumidor solicitar.
Ou seja, a gestão fiscal e tributária das empresas deve assegurar não apenas a emissão das notas fiscais, como também promover o cálculo certo dos impostos e registrar as informações verdadeiras e sem erros.
Leia também: Nota fiscal eletrônica: por que sua empresa deve emitir automaticamente?
Principais vantagens de emitir nota fiscal eletrônica
É importante lembrar que o processo de digitalização da NF-e não é tão antigo. Foi iniciado em 2007, pelo Decreto Nº6.022. Antes, o documento era gerado em papel. No entanto, o processo digital trouxe diversos benefícios e, assim, saber como emitir nota fiscal eletrônica auxilia e muito as empresas.
Conheça as maiores vantagens:
Facilidade no preenchimento de informações: o sistema para emissão de NF-e trouxe mais agilidade ao preencher os dados das notas e enviá-las ao fisco, minimizando o tempo gasto no processo.
Armazenamento digital das NF-e: é possível guardar todos os documentos gerados de forma online, sem ocupar espaço físico, e, assim, evitar custos com armazenamento.
Redução de custos: além da economia gerada pelo armazenamento online, também há corte de gastos com impressões de notas, pois elas são encaminhadas por e-mail aos consumidores e pelo sistema das Secretarias de Fazenda dos Estados.
Praticidade para busca e consulta: se você precisa acessar documentos já emitidos, é muito fácil, pois eles ficam armazenados e podem ser encontrados com poucos cliques.
Otimização de operações: os processos de como emitir nota fiscal eletrônica ficaram mais rápidos, com redução do risco de erros e fraudes.
Saiba mais: Como escolher o melhor software para emissão de nota fiscal
7 etapas de como emitir nota fiscal eletrônica
Para tirar dúvidas de como emitir nota fiscal eletrônica, vamos apresentar os principais passos que as empresas devem seguir. Veja!
1. Enquadramento tributário
A partir do conhecimento sobre o enquadramento tributário do negócio, é possível ter os dados tributários e jurídicos da sua empresa. O que pode impactar nas alíquotas de impostos presentes na NF-e. Por isso, este é o primeiro passo: entender melhor a situação tributária.
2. Tipos de notas emitidas
Neste artigo, falamos basicamente sobre a NF-e, mas há outros tipos de notas e documentos eletrônicos que são gerados, como a NFS-e (Nota fiscal de serviço) para prestação de serviço, a NFC-e (Nota fiscal do consumidor) para transações com consumidor final e o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) para transporte de mercadorias.
Então, é preciso ter a certeza de quais documentos fiscais seu negócio é obrigado a emitir para fazer os processos corretamente.
Leia também: Nota fiscal de serviço eletrônica: os 7 problemas comuns na emissão
3. Certificado digital
Para garantir a segurança das informações e operações feitas pela internet e comprovar a autenticidade da nota fiscal emitida, é preciso que a empresa tenha um certificado digital. Ele funciona como uma assinatura virtual e deve ser obtido com uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Após adquirir o certificado, é necessário levar os documentos até uma autoridade de registro para validar as informações. Então, fica liberado para a configuração do seu token ou cartão de acesso.
4. Credenciamento na Secretaria de Fazenda
O passo seguinte de como emitir nota fiscal eletrônica é realizar o cadastro na Secretaria da Fazenda da sua cidade ou estado, de acordo com suas necessidades. Afinal, a NF-e e a NFC-e exigem uma inscrição estadual, enquanto a NFS-e precisa de regularização municipal. Com este cadastro pronto, as empresas já estarão aptas a emitir as notas fiscais.
5. Escolha do software de emissão de NF-e
Para garantir maior eficiência, segurança e economia e automatizar os processos de emissão de NF-e, as empresas devem analisar o software ideal para suas necessidades.
Assim, é possível automatizar o preenchimento, eliminar erros e retrabalhos, ter maior controle da gestão fiscal, não esquecer o envio de nenhum documento, realizar integrações com outras plataformas para gerenciar finanças, vendas e estoque, entre outros.
6. Preenchimento dos campos
A cada transação, sua empresa precisa preencher e enviar a nota fiscal eletrônica. Para isso, é importante realizar o preenchimento dos campos obrigatórios, como:
- Dados da empresa, com cadastro com CNPJ, Razão Social, endereço, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, entre outros;
- Dados do destinatário, com CNPJ ou CPF, endereço, Razão Social ou Nome Completo, Inscrição Estadual e Inscrição Municipal, quando houver;
- Produtos ou serviços vendidos, com identificação, tipo, quantidade, valor unitário, valor total, NCM etc.;
- Tributação;
- Natureza de operação;
- Forma de pagamento;
- CFOP (Códigos fiscais de operações e prestações);
- Base de Cálculo do ICMS;
- Valor total do ICMS;
- Valor total dos produtos e serviços;
- Valor total da NF-e.
Há também outros campos obrigatórios que o próprio sistema de emissão automaticamente preenche, como número de NFe e data de emissão.
7. Conferência do arquivo XML
Depois de realizar o envio do documento para a Secretaria da Fazenda, o sistema gera um arquivo em formato XML. Este arquivo é conferido pela própria Sefaz e a empresa recebe um retorno na sua ferramenta emissora, independentemente de os dados estarem corretos ou não.
Em caso negativo, é preciso fazer a carta de correção, ajustando as inconformidades apresentadas.
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