Saber como emitir nota fiscal eletrônica corretamente é um desafio para as empresas de todos os portes e segmentos. Isso porque a geração da NF-e é fundamental para cumprir com as legislações, atender à Receita Federal e manter o compliance fiscal do negócio.
Afinal, na emissão dos documentos, é preciso realizar o preenchimento de todas as informações da empresa emissora, do destinatário e dos produtos e/ou serviços sem erros.
Assim, é possível enviar as notas de maneira adequada aos órgãos fiscalizadores e, ao mesmo tempo, gerar as guias de recolhimento de impostos, com valores corretos e também efetuar o pagamento em dia.
No entanto, muitos gestores fiscais têm dúvidas e dificuldades sobre como realizar todos esses processos perfeitamente, evitando inconformidades e possíveis multas. Para ajudar neste desafio, vamos apresentar as questões mais comuns que devem ser consideradas sobre como emitir nota fiscal eletrônica.
Principais dúvidas sobre como emitir nota fiscal eletrônica
Antes de mais nada, vale explicar que a NF-e é um documento emitido e armazenado digitalmente com as informações fiscais da operação comercial das empresas. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente presente no certificado digital.
Agora, vamos aprofundar a compreensão sobre como emitir nota fiscal eletrônica, as diferenças para outros documentos e o entendimento de algumas siglas!
Quem deve emitir?
Todas as empresas que comercializam produtos ou serviços devem emitir a nota fiscal eletrônica, como MEI (Microempreendedor Individual), ME (Microempresa), EPP (Empresa de Pequeno Porte), empresa do Lucro Real, empresa do Lucro Presumido e pessoa física em determinados casos.
Então, todas as operações que partem da empresa, seja em vendas, serviços, industrialização e até devolução de mercadoria ou material para fornecedores, requerem o documento. A única exceção é quando há isenção por lei, o que não é comum.
Que tipo de nota devo emitir?
Muitas empresas se atrapalham aqui, já que existem diversos modelos de documentos fiscais. Neste caso, as notas geradas devem ser adequadas ao tipo de atividade desenvolvida pela empresa. Vamos ver na prática:
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): está relacionado às operações de prestação de serviços por parte dos negócios. É emitida de acordo com a legislação municipal, recolhendo ISS (Imposto sobre Serviços) e com procedimentos de autorização ligados à prefeitura.
Leia também: Nota fiscal de serviço eletrônica: os 7 problemas comuns na emissão
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): este documento é ligado a empresas que industrializam, comercializam ou para quem precisa devolver algo a um fornecedor. Ou seja, se refere a operações de movimentação de mercadorias. Em geral, é preciso ter uma inscrição estadual para esse tipo de atividade e transação, até para recolher o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): é emitida apenas para clientes finais, ou seja, pessoas físicas. Por isso, é comumente utilizada por comércios, como farmácias, supermercados, padarias e outros.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): é essencial para empresas que realizam serviços de transporte entre cidades e estados. Para conhecer mais sobre esse documento, fizemos este artigo completo.
O que é o certificado digital?
Para saber como emitir nota fiscal eletrônica, um ponto chave é o certificado digital. Por meio dele, é possível comprovar a identidade de uma pessoa física ou jurídica, assim como servir de assinatura para documentos fiscais. Com isso, os órgãos fiscalizadores vão verificar a autenticidade e veracidade das informações.
Data de competência X Data de emissão
Certamente, muita gente se confunde neste ponto na hora de elaborar e preencher a NF-e. Por isso, vale a pena explicar que a data de competência é o dia de prestação do serviço e a data de emissão é o momento exato de envio do documento para a prefeitura ou secretaria estadual.
Saiba mais: Passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica
O que é o XML da nota fiscal?
O arquivo XML da nota fiscal eletrônica é a versão digital do documento, comprovando em texto que a NF-e realmente foi gerada. Sempre que um cliente, seja pessoa física ou jurídica, realizar uma compra, ele tem o direito de receber o XML. As empresas emitentes também devem guardar esse documento por pelo menos 5 anos.
O que é o Danfe?
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, também conhecido como Danfe, é um versão impressa e simplificada da NF-e, contendo as principais informações da nota. Este documento não substitui a NF-e, mas é muito empregado na circulação de produtos, sendo que os caminhões de transporte devem sempre estar com as Danfes das mercadorias locomovidas.
O que é o RPS?
O Recibo Provisório de Serviços, chamado de RPS, também faz partes dos processos sobre como emitir nota fiscal eletrônica. Isso porque ele é utilizado em situações emergenciais quando a empresa está sem internet ou sem energia e precisa gerar a NF-e naquele exato momento.
Então, o RPS substitui a NF-e temporariamente e deve ser convertido em nota fiscal tão logo seja possível. Algumas prefeituras, entretanto, não permitem o uso desse recibo.
Por que automatizar a emissão da NF-e?
Para emitir a nota fiscal eletrônica, é preciso entrar no sistema da prefeitura ou da secretaria estadual onde a sua empresa está localizada e seguir as orientações para gerar cada arquivo. No entanto, com um software emissor, é possível automatizar processos, reduzir erros, ganhar tempo e emitir grandes quantidades de NF-e sem problemas.
Leia também: Nota fiscal eletrônica: por que sua empresa deve emitir automaticamente?
Como emitir nota fiscal eletrônica e enviar a nota fiscal para o cliente?
Com um software para emitir notas fiscais, é possível enviar o documento para o cliente automaticamente ou no momento escolhido pela empresa, seja na hora da aprovação da venda ou depois da entrega do produto. Vale destacar que o consumidor tem o direito de receber o documento com todas as informações da mercadoria ou serviço adquirido.
Como integrar a emissão de NF-e com meio de pagamento?
Ao utilizar um software emissor de nota fiscal, como a GSF Fiscal, é possível integrá-lo a diversos sistemas ERP de maneira rápida e fácil. Assim, você pode garantir que, assim que uma venda for realizada, a nota fiscal já seja gerada de forma automática.
Como corrigir ou cancelar a nota fiscal?
Você emitiu uma nota fiscal com algum erro ou inconsistência? Neste caso, a depender de qual informação está errada, você precisa realizar a correção ou até o cancelamento da NF-e. Para saber em qual situação você se encontra, acesse o nosso artigo sobre a carta de correção.
Como emitir nota fiscal eletrônica com o software ideal?
Para facilitar os processos de como emitir nota fiscal eletrônica na sua empresa, é importante contratar um software fiscal especializado que atenda às necessidades do seu negócio, com automação, respeito à legislação, segurança, integração, estabilidade e suporte ágil.
Segura e completa, a solução da GSF Fiscal cumpre todas as legislações fiscais/tributárias federais, estaduais e municipais e possui módulos como NF-e, NFS-e, CC-e, CT-e, SPEDs e Obrigações Fiscais, entre outros.
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