Compliance empresarial na prática na sua empresa

Para adotar o compliance empresarial nos negócios, os gestores devem estar em conformidade com todas as práticas fiscais, tributárias, contábeis, administrativas e outras. Para isso, é preciso atender às regulamentações, cumprir com as obrigações e garantir tudo em ordem para as fiscalizações de órgãos reguladores. A função do compliance, basicamente, é, por meio de ações preventivas, evitar problemas e demais situações que enfraquecem a imagem da empresa no mercado e afetam sua reputação. Vale destacar que a falta de uma política ou programa de compliance empresarial pode representar inúmeros riscos, indo além dos danos à credibilidade. Afinal, a organização se torna passível de multas, sanções e questões judiciais. O que pode causar a decadência do negócio e até o fechamento. Neste cenário, muitas organizações ainda não possuem medidas voltadas para promover o compliance, além de enfrentarem diversos problemas. Segundo pesquisa da KPMG, 18% das companhias não contam com estrutura dedicada e 32% não têm recursos adequados. Entre os principais desafios apontados, estão:

Identificar, analisar e acompanhar aspectos de compliance e regulatório: 85%
Realizar uma matriz de riscos e garantir o controle de riscos: 81%
Capacitar os funcionários, fornecedores e demais públicos envolvidos: 79%
Integrar a área de compliance com os demais setores: 76%

Quais as principais legislações relacionadas ao compliance empresarial?

Para conseguir cumprir com os requisitos para manter o compliance empresarial na prática, os gestores devem conhecer as principais legislações que devem ser atendidas, como por exemplo:

Lei Anticorrupção

A Lei n° 12.846/13, aprovada em 2013 e com regulamentação do decreto de 2015, trata da “responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira”. Neste sentido, as empresas devem criar programas de governança corporativa e códigos de conduta a fim de seguir todos os processos éticos e evitar práticas ilegais passíveis de punições.

Lei Geral de Proteção de Dados

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que entrou em vigor em agosto de 2020, prevê a segurança da informação de todos os usuários que têm os dados armazenados pela empresa, sejam funcionários, fornecedores, clientes e outros envolvidos. Além disso, é preciso garantir a transparência nos processos de coleta e utilização para que os usuários aceitem disponibilizar seus dados ou peçam a exclusão. Então, o não compliance com a LGPD pode render bloqueio no tratamento de dados, sanções da autoridade governamental e multas de até R$50 milhões, além de prejuízos à imagem e perda de clientes.

Controladoria Geral da União

A CGU (Controladoria Geral da União) é responsável por realizar ações de auditoria pública, prevenção e combate à corrupção para garantir a defesa do patrimônio público e a transparência da gestão. Para acompanhar suas diretrizes, é possível ver a listagem completa dos atos normativos vigentes no site da CGU.

Normas sobre o segmento da empresa

Por fim, para assegurar o compliance empresarial, as empresas devem cumprir com legislações e normativas relacionadas ao setor de atuação, como por exemplo, regulações sobre meio ambiente, saúde, finanças, entre outros.

Existem diferentes tipos de compliance?

Como já mencionamos anteriormente, dependendo do segmento de atuação da instituição, existem uma variedade de programas e ações de compliance. As principais são: Compliance empresarial: mostra que o negócio segue os padrões e normas de controle em todas as áreas, como tributário e fiscal, contábil, trabalhista, meio ambiente, jurídico etc. Tanto os colaboradores como os gestores e líderes devem cumprir com as regras estabelecidas na sua atuação. Trabalhista: define os direitos, deveres e obrigações de todos os profissionais da organização. Neste sentido, é preciso ter um código de conduta, com um canal de denúncia e comunicação acessível para que os funcionários possam informar o descumprimento de normas. Tributário e fiscal: envolvem as tarefas de pagamento de impostos, obrigações acessórias e emissão de documentos eletrônicos a fim de evitar sonegação fiscal e outras irregularidades, mitigando os riscos de violação às leis. Saiba mais: Como conquistar o compliance fiscal e tributário na sua empresa Socioambiental: cada vez mais, os órgãos fiscalizadores estão de olho no cumprimento das medidas que minimizam e eliminam os impactos ambientais na execução das atividades empresariais. O que engloba desde o descarte de resíduos até a obtenção e renovação de licenças ambientais para funcionamento. Jurídico: trata das práticas necessárias da empresa para se manter em conformidade com estatutos internos, programas de governança e com as legislações que regulam suas atividades.

7 passos para implementar o compliance empresarial

Então, chega a hora de definir um plano para adotar o compliance empresarial e mantê-lo no longo prazo no seu negócio. Vale lembrar que esta estruturação pode e deve ser atualizada, modificada e evoluída para refletir o contexto da organização e as mudanças que ocorrem no mercado. Vamos ver os principais passos para organizar o compliance:

1. Avaliação dos riscos

Para iniciar, é essencial ter uma visão clara e completa dos riscos aplicáveis à empresa, identificando o potencial de dano de cada um. Com o mapeamento dessas ameaças, os gestores terão as informações necessárias para alocar recursos adequadamente, priorizando os riscos mais severos, de forma a mitigá-los.

2. Determinação de procedimentos e políticas

As empresas precisam ter processos e políticas bem definidas para guiar os funcionários e demais envolvidos a exercerem suas atividades corretamente. Dessa forma, será muito improvável que ocorra algum erro ou irregularidade que comprometa a marca, seja por falta de conhecimento dos procedimentos ou equívoco dos profissionais.

3. Comunicação com os colaboradores

Para que os colaboradores estejam bem informados e alinhados sobre todas as políticas e códigos de conduta, vale a pena realizar treinamentos e manter uma comunicação efetiva. Assim, é possível evitar que os profissionais atuem de forma inadequada, causando problemas. Ao mesmo tempo, com toda a capacitação, é válido esclarecer que, na ocorrência de algum incidente, os funcionários podem ser responsabilizados. Veja também: Conformidade tributária e fiscal: conheça os principais desafios e como superá-los

4. Criação de canal de denúncias

Com os riscos mapeados, as políticas criadas e a equipe treinada, a organização já tem um programa de compliance empresarial bem estabelecido. Agora, só falta o desenvolvimento de um canal de denúncias para evitar o risco de alguém não seguir as regras e possibilitar as denúncias de infrações de forma simples e anônima.

5. Mensuração do programa

É preciso definir indicadores para verificar se as políticas e os procedimentos são seguidos pela equipe. Se houver algum gargalo ou problema, os gestores devem entender as razões e planejar os devidos ajustes, seja no programa de compliance, no treinamento do time ou em uma nova análise de riscos.

6. Realização de auditorias internas

Para atingir os objetivos do compliance empresarial, faça auditorias com avaliações detalhadas de cada setor e requisitos cumpridos ou não. Dessa forma, você garante a preparação completa da sua empresa e fica pronto para o caso de haver alguma fiscalização.

7. Atualização em relação às legislações

Para cumprir com todas as determinações municipais, estaduais e federais relacionadas ao negócio, os gestores devem ficar por dentro em relação às mudanças nas normas. Assim, é possível atualizar e modernizar o plano de compliance empresarial de acordo com as novidades.

Como a GSF Fiscal pode ajudar

Para atingir o compliance empresarial, a GSF Fiscal conta com um software fiscal completo, seguro e modular que ajuda as organizações a alcançar a conformidade fiscal e tributária. Empresa brasileira com mais de 25 anos de experiência em software fiscal, a GSF Soluções atende a todas as necessidades fiscais e tributárias federais, estaduais e municipais com um sistema flexível e inteligente. Disponibilizamos diversos módulos que podem ser contratados em conjunto ou separadamente, como: NF-e, NFS-e, CC-e, CT-e, obrigações fiscais, captura e gestão de documentos eletrônicos, calculadora de impostos, BPO Fiscal e inteligência artificial fiscal e tributária. Também oferecemos diferenciais como: