Muitos gestores do setor fiscal e tributário ficam focados em apenas fazer a emissão de notas fiscais e organizar os documentos recebidos. Então, eles não se preocupam em realizar a consulta de notificação de lançamento na Receita Federal.
No entanto, esta é uma falha perigosa. Isso porque a consulta permite ter um controle mais eficiente e correto de todas as notas fiscais relacionadas à empresa, incluindo as emitidas e as recebidas.
Assim, é possível saber se os documentos gerados por fornecedores são autênticos e as NF-e enviadas pela sua empresa foram validadas pelo órgão fiscalizador. Em outras palavras, os gestores conseguem garantir que tudo esteja em ordem, evitando problemas com o Fisco e assegurando o compliance.
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Por que realizar a consulta de notificação de lançamento na Receita Federal?
Em geral, a consulta de notificação de lançamento na Receita Federal é um procedimento usado para confirmar a validade de um documento fiscal no órgão. Vale destacar que também podem ser realizadas consultas à Prefeitura ou à Secretaria da Fazenda Estadual para verificar os documentos nesses âmbitos.
Assim, esse processo é usado pelos setores fiscal, contábil e tributário para a geração correta da guia de impostos a serem pagos.
Outra razão para as consultas se deve à escrituração contábil. Afinal, no caso de ocorrer fiscalização do Fisco, é possível comprovar a procedência do estoque, com as notas fiscais com a autenticidade garantida.
Além disso, com essa observação das notificações de lançamentos, a equipe responsável consegue descobrir se alguma NF-e foi rejeitada por alguma irregularidade. Dessa forma, já se pode realizar a correção ou a emissão de uma nova.
Por fim, mais um motivo aqui é descobrir se notas frias foram emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Este tipo de situação ocorre quando alguém gera uma nota, colocando seu negócio como tomador de um produto ou serviço que nunca existiu. O que se trata de uma prática criminosa e deve ser combatida, com a solicitação de estorno dos documentos correspondentes.
Portanto, os acessos à base de dados da Receita devem ser feitos pelo menos com a periodicidade mensal. Apesar do que, hoje em dia, já existem softwares fiscais que permitem automatizar esse processo, tornando o trabalho do setor muito mais ágil e eficiente.
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Quem pode fazer a consulta de nota fiscal?
Antes de saber como fazer a consulta de notificação de lançamento na Receita Federal, é essencial conhecer quem está habilitado a realizar esse procedimento.
Em julho de 2020, a Receita emitiu um informativo com as novas regras para consultar os documentos eletrônicos em seu site. A principal novidade se dá exatamente a quem pode acessar as notas.
Agora, somente os agentes participantes da transação comercial em questão e devidamente descritos na NF-e serão capazes de entrar no sistema por meio de certificado digital.
Inclusive, a partir de dezembro de 2020, o acesso de terceiros às notas fiscais eletrônicas fica terminantemente proibido. Essas medidas servem para aumentar a segurança da informação, evitando que robôs e hackers invadam o sistema e alterem informações presentes nos documentos.
Além do que, essa mudança também vai ao encontro da nova Lei Geral de Proteção de Dados, em vigor desde agosto de 2020, que prevê maior privacidade, segurança e transparência na coleta, tratamento e uso de dados.
Saiba mais: XML Manager: entenda a importância para a emissão de nota fiscal
Passo a passo para consulta de notificação de lançamento na Receita Federal
Vamos ver na prática como realizar essa consulta na Receita Federal. Para isso, separamos passos simples para ajudar os gestores e funcionários do setor fiscal das empresas.
1. Acessar o portal da Receita
Para começar, é preciso entrar no portal da Fazenda aqui. Todas as notas ficam hospedadas neste sistema.
2. Selecionar menu “Serviços” e opção “Consulta NF-e Completa”
Depois de acessar o portal, a barra do menu apresenta as solicitações disponíveis. No canto superior esquerdo, é possível visualizar a indicação de “Serviços”. Ao passar o mouse em cima, são abertas as opções e você pode clicar em “Consulta NF-e”.
3. Digitar chave de acesso
Na próxima etapa, você precisa ter em mãos a chave de acesso presente no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). É uma sequência numérica de 44 dígitos. Vale lembrar que o DANFE é entregue normalmente com a mercadoria, porém, não tem validade jurídica.
4. Confirmar o captcha
Como último passo, por medida de segurança, você deve assinalar o item de confirmação do captcha para comprovar que não é um robô e, assim, poder acessar o sistema.
Não se esqueça que o prazo para consultar uma nota fiscal eletrônica é de 180 dias após a emissão. Depois desse período, o acesso fica restrito a alguns dados, como por exemplo, número, data de emissão, CNPJ do emitente, CNPJ do destinatário, valor e situação.
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Como um software fiscal facilita a consulta de documentos
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