A nota fiscal de serviço eletrônica é de suma importância para as empresas que prestam serviços. Afinal, é obrigatória a emissão do documento, também conhecido como NFS-e, para comprovar a realização dos serviços.
A emissão correta é fundamental para combater a sonegação fiscal e manter o compliance das empresas, evitando multas dos órgãos reguladores. Da mesma forma, é possível conhecer todos os impostos a serem pagos, otimizar o controle de gastos e melhorar o planejamento financeiro e tributário, de acordo com as vendas dos serviços.
Vale lembrar que os serviços podem ser prestados de uma pessoa jurídica para outra ou entre uma empresa e um consumidor final. Por isso, diversos tipos de profissionais liberais, como advogados, médicos, nutricionistas e outros, e organizações precisam entender a NFS-e a fundo para não errar na sua emissão.
Então, neste artigo, vamos explicar melhor do que se trata a nota fiscal de serviço eletrônica, quais os benefícios da emissão e os principais problemas que podem ocorrer durante sua geração.
O que é a nota fiscal de serviço eletrônica?
Como vimos, a NFS-e é o documento gerado em prestações de serviços e é lançado juntamente à prefeitura da cidade. No entanto, somente pode aparecer um tipo de serviço na nota fiscal e o comprovante só pode ser gerado quando a atividade for concluída.
É comum que os empreendedores e gestores tenham dúvidas em relação à diferença da NFS-e para a nota fiscal eletrônica e para a nota fiscal de consumidor eletrônica. Vamos entender!
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): é mais usada em transações entre pessoas jurídicas e podem ser empregadas em comercializações de produtos e serviços. Sua validação depende de certificado digital e da Secretaria de Fazenda estadual. Além disso, com o documento, o fisco poderá arrecadar o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) estadual.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): é entregue ao cliente com informações sobre o que foi comprado, o dia e horário da compra, a identificação da empresa, a condição de pagamento e a descrição do produto. É mais comum em farmácias, bares, restaurantes e outros estabelecimentos.
Com essas explicações, fica clara a diferença da NFS-e para as outras modalidades, com seu envio para a prefeitura, podendo ser usada em transações entre empresas e clientes, além da aplicação clara de prestação de serviços e não para entrega ao cliente.
Como é feito o envio da nota fiscal de serviço eletrônica?
A entrega da NFS-e é feita de maneira digital com um arquivo XML. Este formato de arquivo pode ser usado em todo o país e garante maior segurança na geração do documento.
Segundo a legislação tributária vigente, as notas fiscais devem ser guardadas por 5 anos, com o objetivo de atender a possíveis fiscalizações da Receita Federal e também garantir a troca de produtos pelos clientes, caso seja necessário.
Então, com o documento em XML, é mais fácil armazenar os arquivos digitais, sem necessitar de um espaço físico.
Leia também: Como escolher o melhor software para emissão de nota fiscal
Principais benefícios da emissão da NFS-e
Com a informatização e a digitalização da emissão da nota fiscal de serviço eletrônica, as empresas obtêm inúmeras vantagens na simplificação de processos, otimização do tempo e minimização de erros.
Outros aspectos positivos são:
- Redução de custos com o armazenamento de documentos fiscais;
- Possibilidade de automatização na emissão, recebimento e guarda das NFS-e;
- Maior segurança na realização das transações;
- Diminuição do risco de preenchimento errado e inconformidades nas declarações;
- Aumento da produtividade da equipe, que não necessita mais de uma pessoa exclusivamente destinada à emissão de notas;
- Emissão de grandes quantidades de notas;
- Melhora do controle fiscal da empresa com os relatórios das notas emitidas.
Quais problemas comuns podem ocorrer na emissão da NFS-e?
Depois de conhecer mais detalhes sobre a nota fiscal de serviço eletrônica, os gestores também devem saber identificar os principais problemas envolvendo sua emissão e como resolvê-los.
1. Instabilidade do servidor da prefeitura
É normal que os sites das prefeituras enfrentem instabilidades por causa do elevado número de documentos gerados, principalmente, no começo e fim do mês. Para não perder o prazo de emissão, conte com um sistema automático, que faz tentativas de emissão até o documento ser enviado.
2. Sem integração automática
Existem prefeituras que não permitem a emissão de NFS-e automática, trazendo impactos negativos e exigindo a realização de tarefas manuais. No entanto, as empresas que usam softwares especializados na geração do documento podem evitar os procedimentos manuais e conseguir fazer o envio corretamente.
3. Erros de preenchimento
Uma das principais questões envolvendo a nota fiscal de serviço eletrônica é o preenchimento correto dos dados. Na NFS-e, por exemplo, é preciso listar os serviços prestados com seus respectivos códigos. Então, um dos erros comuns é esquecer o código ou digitar o número incorreto, causando a falta de reconhecimento do documento.
4. Diferentes serviços prestados
Algumas empresas prestam mais de um tipo de serviço. Então, é preciso adequar cada documento de acordo com a atividade exercida e seu código. Como já mencionamos acima, este é um processo que exige atenção para identificar o serviço corretamente, já que podem variar as alíquotas de impostos para cada atuação.
5. Retenção de imposto na prefeitura
Outro problema é a retenção do Imposto sobre Serviços (ISS) na prefeitura. Neste caso, o tomador do serviço é o responsável pelo recolhimento do imposto. O que, na prática, pode ser prejudicial para as empresas, porque o cliente acaba não arcando com o valor total do serviço por causa do tributo descontado.
6. Não habilitação do uso do RPS
O Recibo Provisório de Serviço possibilita a entrega da nota fiscal ao comprador, em caso de imprevistos, como falta de energia ou de internet. Assim, o tomador de serviços não precisa esperar pela geração da NFS-e. Porém, algumas prefeituras não permitem o uso do RPS e outras determinam o uso de um modelo próprio municipal, atrapalhando os processos e causando perda de tempo.
7. Outras inconformidades
Além dos problemas de preenchimento nos códigos de serviços, há outras falhas comuns, como erros de digitação, informações incorretas no valor líquido dos serviços e na base de cálculo de impostos.
Além disso, há inconformidades com o campo da cidade do tomador de serviços com dados não encontrados na base. Para evitar tal falha, o IBGE disponibiliza uma tabela com os códigos corretos das cidades.
Leia também: Como garantir a segurança da informação nas empresas para emissão de NF-e
Como um software fiscal pode ajudar na emissão da NFS-e
Como vimos, a tecnologia é um importante aliado das empresas na emissão de nota fiscal de serviço eletrônica e dos demais documentos. Neste sentido, o GSF DFE da GSF Soluções é a solução ideal para o seu negócio.
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