O que escrever na carta de correção de nota fiscal eletrônica é uma dúvida muito comum dos profissionais da área fiscal e tributária. Afinal, é normal realizar ajustes em uma nota fiscal emitida, mas nem sempre os envolvidos neste processo sabem como indicar as alterações que serão realizadas no novo documento.
Vale destacar que a carta de correção eletrônica (CC-e), regulamentada em 2011 para substituir a carta tradicional, tem como principal finalidade corrigir os erros das NF-e já enviadas para a Receita e autorizadas pela Secretaria da Fazenda, com maior facilidade e agilidade.
Então, na prática, a CC-e não altera o arquivo da NF-e emitida, funcionando apenas como um documento complementar com as devidas correções e esclarecimentos.
Com isso, a carta de correção é um recurso valioso para evitar o cancelamento desnecessário de notas fiscais e a emissão de notas complementares. Por isso, vamos entender melhor o que escrever na carta de correção de nota fiscal eletrônica.
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Por que emitir a carta de correção eletrônica?
Assim como a própria NF-e, a carta de correção eletrônica é um documento em arquivo XML e precisa ser autenticada por meio de um certificado digital. Trata-se de uma forma de sanar erros de informações em campos específicos da nota fiscal, garantindo dados corretos e promovendo o compliance fiscal.
Logo, este recurso deve ser usado para alterar erros mais básicos, não podendo ajustar itens que impactem as operações essenciais presentes na nota fiscal, como preços, impostos e quantidades. Para saber tudo o que pode ou não ser corrigido, leia este conteúdo sobre a carta de correção eletrônica.
Neste sentido, é necessário muito cuidado com a CC-e. Até porque, como mencionado, nem todos os dados da NF-e podem ser alterados. Mas, além disso, o prazo para correção é de 30 dias após a emissão da nota fiscal e a comunicação deve ser clara com o fisco.
Também é obrigatório que o arquivo digital da CC-e seja disponibilizado para o destinatário e demais interessados.
Vale lembrar que a responsabilidade pela emissão da carta de correção é da empresa. Ou seja, se for verificado algum problema em relação à legislação tributário, é o próprio negócio que vai responder por aquela inconformidade.
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O que escrever na carta de correção de nota fiscal eletrônica?
Depois de entender os objetivos e os cuidados a serem tomados com a CC-e, separamos dicas importantes para a área fiscal da sua empresa saber o que escrever na carta de correção de nota fiscal eletrônica. Vamos lá:
- Verificação da alteração: o primeiro passo é analisar as possibilidades de correção de acordo com as regras do documento para saber se o ajuste que você deseja fazer é permitido.
- Conferência do prazo: a CC-e só pode ser emitida até 30 dias depois da autorização da nota fiscal pela Secretaria de Fazenda. Também há o limite de 20 cartas relacionadas a uma NF-e.
- Texto claro, objetivo e de fácil compreensão: o profissional responsável pela elaboração da carta deve utilizar o campo livre para fazer uma descrição textual de todas as alterações em relação à nota fiscal.
- Uso de expressão adequada: para facilitar ainda mais o entendimento do que foi corrigido, vale a pena usar expressões, como “Altera-se item/elemento … por …”, e indicar o campo alterado, como por exemplo, o destinatário ou a data. Um exemplo possível é “No campo de data de saída da mercadoria, altera-se 01/03/2021 para 10/03/2021”.
- Frase com no mínimo 15 caracteres: na hora de pensar o que escrever na carta de correção de nota fiscal eletrônica, não esqueça que existe um limite mínimo de dígitos para que o documento seja aceito.
- Limite máximo de 1.000 caracteres: além da documentação precisar cumprir com requisitos mínimos, também deve-se respeitar o limite máximo de caracteres. Então, se houver muitas alterações em uma mesma NF-e, tente ser sucinto para não ultrapassar o limite.
- Não pode usar acentos nas palavras: na carta de correção, esqueça as regras gramaticais de acentuação do português. Neste caso, a norma presente para a CC-e é o que importa e ela indica que os acentos não devem ser colocados nas palavras.
- Não pode colocar símbolos especiais: além da acentuação, os símbolos especiais, como por exemplo, @, $, #, %, comumente solicitados em senhas, são outro ponto de atenção no documento. Afinal, eles também estão proibidos de serem utilizados.
Saiba mais: Passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica
Como é o processo de autorização da carta de correção?
Depois de entender o que escrever na carta de correção de nota fiscal eletrônica com todos os detalhes explicados acima, é importante saber como é feita a autorização do documento.
A CC-e não passa por validações de conteúdo e somente conta com uma validação de esquema para análise de quantidade mínima e máxima de caracteres, além dos caracteres especiais. Se ela for rejeitada, o sistema retornará para o emitente um código referente ao motivo do problema.
Quando autorizada a carta, o arquivo XML é anexado à nota fiscal contendo as observações sobre o documento, ou seja, o arquivo da NF-e continuará com dados incorretos. E, caso a NF-e seja consultada posteriormente para fiscalização, auditoria, pelo próprio emitente ou destinatário, a carta de correção é visualizada em conjunto.
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Onde emitir a carta de correção eletrônica?
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