A nota fiscal é obrigatória em todas as negociações de serviços e de produtos. Ou seja, é fundamental para as empresas de todos os portes e segmentos funcionarem de maneira adequada em conformidade com as regras. No entanto, fazer este processo manualmente gasta muito tempo e pode incorrer em erros. Por isso, o software para emissão de nota fiscal é uma ferramenta valiosa para os negócios.
Com a solução, é possível otimizar os procedimentos de emissão de nota fiscal eletrônica e demais documentos eletrônicos.
Como resultado, os gestores eliminam falhas, garantem informações corretas, enviam as notas aos órgãos reguladores dentro do prazo e evitam penalidades legais por não fornecerem o documento aos clientes.
Mas escolher o melhor sistema a fim dei proporcionar todos esses benefícios não é uma tarefa fácil. Então, neste texto, vamos falar sobre os riscos de não emitir a nota, a importância de usar a tecnologia e como decidir pelo software ideal. Continue a leitura!
Obrigatoriedade da nota fiscal
A nota fiscal é uma forma de comprovar todas as operações comerciais das empresas. E não emiti-la constitui até crime, segundo a Lei nº 8.137, de 1990. No artigo 1º, está o seguinte:
“Constitui crime contra a ordem tributária […] negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa à venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.”
Vale destacar que o documento é responsável por registrar a transação comercial de um bem ou serviço e recolher os impostos relativos, seja na esfera municipal, estadual ou federal. Nele, devem constar dados como descrição do produto ou serviço, custo, informações sobre quem adquiriu e quem vendeu, entre outros.
Então, a nota fiscal serve para garantir os direitos dos clientes, evitar sonegações e até ajudar na gestão financeira das empresas, podendo ser requisitada em fiscalizações de auditores da Receita Federal ou até por denúncia de consumidores.
Ao deixar de emiti-la ou não apresentá-la aos fiscais por perda ou extravio, os gestores podem sofrer inúmeras penalidades, como:
- Multas entre 10% e 100% sobre o valor de cada nota contestada.
- Pena de reclusão de 2 a 5 anos por omissão de dados e sonegação.
Além disso, as empresas ainda podem ter outros problemas, como perda de garantia junto a fornecedores, danos à imagem da marca perante os clientes, colaboradores e o mercado e dificuldade para obtenção de crédito em instituições bancárias.
Importância da tecnologia para emissão de nota fiscal
Se antigamente a nota fiscal só era emitida em papéis, desde 2007, com a instituição do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) pelo Decreto Nº6.022, o documento começou a ser feito de maneira eletrônica pelas organizações. E, pouco a pouco, foi se tornando obrigatório a todas as corporações e segmentos.
A partir daí, as empresas passaram a obter vantagens importantes com o processo digital para emissão da NF-e, reduzindo custos, melhorando o controle de vendas e facilitando a conformidade legal.
Mas, para usufruir desses aspectos positivos, os gestores precisam saber como emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Segue um passo a passo básico:
- Manter o CNPJ válido;
- Realizar o cadastro na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado;
- Solicitar um Certificado Digital;
- Implementar um software para emissão de nota fiscal.
Benefícios do software para emissão de nota fiscal
Além de ser necessária para gerar a nota fiscal eletrônica, a solução garante benefícios importantes para a equipe, a gestão e a empresa como um todo. Confira:
- Ganho de tempo na emissão de documentos;
- Aumento da produtividade da equipe;
- Melhora no fluxo de trabalho;
- Maior rapidez na validação e liberação da NF-e;
- Lançamento correto dos valores, sem erros e retrabalhos;
- Garantia de emissão do documento, já que não há o risco de esquecer;
- Maior facilidade no envio da NF-e para os consumidores;
- Gestão financeira mais eficiente;
- Cumprimento das regulamentações.
5 dicas para escolher o software para emissão de nota fiscal
Após conhecer as necessidades de ter um software para emissão de nota fiscal, é importante decidir pela melhor ferramenta disponível para o seu negócio. Afinal, não se deve escolher apenas pelo preço do sistema. Este é um item relevante, mas não o único. Vamos ver outros requisitos:
1. Respeito à legislação
Pode parecer um aspecto básico, mas é essencial que a solução escolhida seja adequada à legislação. Vale lembrar que existem normas federais, estaduais e municipais a serem respeitadas para diferentes tipos de emissão de nota fiscal.
Não se esqueça também de fazer o credenciamento da empresa na Secretaria da Fazenda para a emissão da nota ter reconhecimento legal.
2. Automação e integração
Um sistema automatizado promove maior rapidez e eficiência na emissão e consulta de notas, facilitando a gestão, diminuindo a burocracia e atendendo à demanda. Além disso, a integração com os meios de pagamento utilizados na empresa também colabora para dar maior celeridade ao processo.
3. Segurança
O software para emissão de nota fiscal lida com dados sensíveis dos clientes e dos negócios. Por isso, é importante ter máxima proteção nas informações armazenadas com certificados digitais realmente seguros contra ciberataques e violações. Até porque o certificado é o responsável por confirmar a autenticidade do documento e validar a nota fiscal.
E, para manter as informações dos consumidores, como CPF e número do cartão, seguras, vale a pena ter protocolos de criptografia no sistema.
4. Estabilidade
Outro ponto na avaliação do software é a estabilidade. Afinal, qualquer lentidão no sistema pode prejudicar a emissão da nota fiscal e até fazer o cliente desistir de uma compra.
Também é importante que a ferramenta faça a emissão de notas em contingência, mesmo que haja falhas de comunicação e transmissão com o site da Secretaria da Fazenda.
5. Qualidade no atendimento e suporte ágil
Não basta ter as melhores funcionalidades. O software também precisa contar com um atendimento de qualidade para fornecer uma comunicação sem ruídos em quaisquer canais de contato, seja telefone, e-mail, chatbot e outros.
Da mesma forma, o suporte deve ser ágil e eficiente para auxiliar em caso de problemas técnicos, resolvendo as questões. Por fim, não se esqueça de optar por um fornecedor que garanta o software atualizado com as mudanças nas exigências fiscais.
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O melhor software para emissão de nota fiscal é a solução da GSF Fiscal. Nosso sistema tem a capacidade para atender todo o território nacional baseado nas conformidades de leis federais, estaduais e municipais, regimes especiais, diferenciais de alíquotas e redução de base de cálculo.
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