O Brasil conta com uma série de regulamentações, processos fiscais, tributários e contábeis e as empresas precisam cumprir diversas obrigações. Até, por isso, o país ficou conhecido por sua burocracia e excesso de normas. Então, com o objetivo de facilitar o trabalho no setor contábil, foi criado o SPED contábil.
Para ajudar os gestores, líderes e empreendedores a entenderem melhor o assunto, vamos apresentar neste artigo a importância do SPED contábil, suas principais regras e como deve ser feito. Continue a leitura a seguir!
O que é o SPED contábil?
Vamos iniciar, então, explicando na prática do que se trata esse tal de SPED, que significa Sistema Público de Escrituração Digital.
Instituído a partir de 2007, pelo Decreto nº 6.022/2007 que foi substituído posteriormente pela Instrução Normativa RFB 1.420/2013, o SPED consiste em um processo de digitalização do envio de obrigações acessórias das empresas para o governo.
Entre os principais tipos de SPED, estão o contábil, fiscal, nota fiscal eletrônica, nota fiscal de serviço eletrônica, EFD-Contribuições, entre outros.
O SPED contábil obriga a transmissão de dados, que antes eram enviados em papel, no modelo digital para a Receita Federal.
Assim, esse sistema contábil trata do envio de balancetes, balanços, fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos, livro diário e livro razão, tudo de forma eletrônica. Ou seja, é uma solução tecnológica, responsável por padronizar os arquivos digitais dentro de um formato específico.
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Qual a importância do SPED contábil?
No sistema de escrituração digital, as empresas devem disponibilizar todas as informações da vida contábil, com identificação de data, dos envolvidos seja CPF ou CNPJ, os documentos de registro e a classificação contábil.
Com a transmissão para os órgãos reguladores, a Receita Federal, então, tem à sua disposição um grande banco de dados com as informações das mais diversas fontes, podendo cruzar registros e garantir que tudo esteja correto, evitando sonegação fiscal e outros problemas contábeis.
Desse modo, com a informatização do envio de documentos contábeis, as organizações podem obter inúmeros benefícios, como:
- Maior agilidade nos processos;
- Economia de tempo;
- Redução de gastos;
- Aumento da qualidade das informações trocadas;
- Melhor controle;
- Transparência na fiscalização;
- Entre outros.
Diferença do SPED contábil para o SPED fiscal
Como mencionado anteriormente, o SPED abrange diversas vertentes e é importante conhecer as diferenças entre o modelo contábil e o fiscal. Vamos lá:
SPED fiscal: nele, as empresas transmitem ao governo dados sobre suas receitas, custos, despesas, compras, estoques e a apuração de impostos indiretos, como IPI, ICMS, PIS e Cofins, entre outras obrigações fiscais.
SPED contábil: neste caso, são enviadas informações referentes à gestão financeira dos negócios, como valores pagos e a pagar, recebidos, apuração de lucros, balanços e impostos diretos, como Imposto de Renda da Pessoa Jurídica e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.
Ou seja, na prática, apesar de terem dados distintos, as duas modalidades de SPED se complementam e permitem o cruzamento de informações.
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Principais regras do SPED contábil
Agora, vamos ver as normas relacionadas com a realização do SPED contábil e a transmissão para a Receita.
Quais empresas precisam entregar?
Cumprir com a entrega do SPED contábil é uma obrigação exigida pelo governo para empresas presentes nos regimes de tributação do Lucro Presumido e Lucro Real.
Já as companhias do Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e pessoas jurídicas inativas não necessitam realizar a escrituração contábil.
Que dados devem ser enviados?
Como falamos, os principais documentos necessários são o livro diário e auxiliares, o livro razão e auxiliares, os livros contábeis, balancetes diários, balanços e fichas de lançamentos comprobatórios.
Esses livros contábeis devem ser assinados digitalmente, usando o certificado de segurança mínima tipo A3. Dessa maneira, é possível gerar um arquivo digital específico de acordo com a instrução normativa para validação.
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Qual o prazo para envio?
Em geral, o SPED deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte (por exemplo 2021) ao ano-calendário da escrituração (2020).
Em 2020, até houve uma nova instrução normativa adiando, em caráter excepcional, a entrega até o último dia útil de julho. Mas, em 2021, o prazo já voltou ao normal, como verificado na norma nº 2003, de 18 de janeiro de 2021.
Existe o risco de penalidades?
A perda do prazo de entrega do SPED contábil e/ou irregularidades podem acarretar multas para as empresas. Confira mais detalhes:
Não atendimento aos requisitos para apresentação de registros e arquivos: multa equivalente a 0,5% do valor da receita bruta no período referido da escrituração.
Omissão ou informações incorretas referentes aos registros: multa de 5% sobre o valor da operação correspondente, mas com limite de 1% do valor da receita bruta no período referido da escrituração.
Não cumprimento do prazo: multa equivalente a 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta e limitada a 1% da receita no período da escrituração.
Como fazer o SPED contábil?
Para entregar o SPED contábil dentro do prazo e com informações corretas, as empresas devem seguir alguns passos básicos, como:
- Baixar o programa validador do SPED contábil no site da Receita;
- Gerar os balanços e demais demonstrações contábeis listadas acima no texto;
- Inserir tais dados, registros e arquivos no sistema;
- Realizar a assinatura através do certificado digital;
- Transmitir os arquivos digitais.
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- SPEDs: EFD Fiscal, EFD Contribuições, ECD Contábil, ECF;
- Federais: REINF, eSOCIAL, DCTF, PER/DCOMP, IPI, entre outras;
- Estaduais: ICMS, ICMS ST, GIA, GIA ST e outras;
- Municipais: ISS, GISS Tomador e outras.
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