Um dos processos mais importantes na emissão da nota fiscal eletrônica é a captura do arquivo XML, isso porque assegura a confiabilidade do documento. Para minimizar riscos de problemas legais, diversas empresas têm optado pelo XML Capture, gerenciador de XML.
É importante destacar que o XML não trata-se da nota fiscal em si, e sim um registro das informações emitidas na NF-e. Por sua vez, esse documento é válido legalmente e, em casos de necessidades, deve ser apresentado aos órgãos competentes.
Para te ajudar a entender melhor sobre esse assunto e alinhar a sua operação, elaboramos um conteúdo completo. Saiba mais logo abaixo!
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O que é o arquivo XML?
Como citado, no arquivo XML constam os dados acerca da nota fiscal eletrônica emitida. Na prática, ao gerar uma NF-e, esse registro é enviado para a Secretaria da Fazenda que, em seguida, valida as informações apresentadas e autoriza a emissão.
Essa tramitação retorna às empresas por meio do arquivo XML, que trata-se de um comprovante em texto de que a nota realmente foi gerada.
Além de consistir em um documento fundamental para controle interno da empresa e validações em casos de inconformidades contábeis, o XML também é importante para apresentação às autoridades fiscais, caso seja solicitado ao negócio.
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Como armazenar o arquivo XML corretamente?
Para que o arquivo XML seja válido, é fundamental se atentar às boas práticas de armazenamento do registro, assim como o período correto para guardar esses documentos.
Por lei, o XML deve ser guardado por, no mínimo, 5 anos. Durante esse tempo, as instituições fiscalizadoras podem solicitar o documento. Caso a empresa não o tenha mais, pode ser considerada irregular e, até mesmo, sofrer penalidades legais.
Além disso, o arquivo XML deve ser armazenado de maneira organizada, em que seja possível acessar o registro de interesse facilmente, independentemente de qual seja o tamanho da empresa e movimentação da operação.
Qual é a importância do XML Capture?
Por exigir uma atenção maior no processo de gerenciamento e armazenamento desses documentos, muitos gestores recorrem a um XML Capture.
De modo geral, essa ferramenta consiste em um gerenciador XML, sistema que torna as iniciativas contábeis mais ágeis e seguras.
Alguns outros benefícios de utilizar um XML Capture que podem ser citados, são:
- Otimiza os processos contábeis, tributários e fiscais;
- Reduz as chances de erros;
- Simplifica a visualização rápida dos arquivos XML;
- Se adequa às legislações vigentes;
- Facilita a conferência de dados em casos de inconsistências fiscais;
- Potencializa a confiabilidade das informações.
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