Nem todas as empresas conhecem do que se trata e como fazer uma carta de correção de nota fiscal eletrônica. Mas este é um instrumento importante, porque é comum ocorrer erros no preenchimento e na emissão da NF-e, principalmente, em organizações que lidam com um alto número de notas por dia ou no mês.
Então, com a carta, é possível reparar as inconformidades de dados e falhas no envio de informação. Dessa forma, você se mantém em compliance com as obrigações fiscais e evita multas dos órgãos reguladores pela falta de registros adequados.
Neste conteúdo, vamos entender melhor o que é a carta de correção, como funciona para elaborar o documento, seus prazos e outros detalhes importantes.
O que é a carta de correção de nota fiscal eletrônica?
O processo de emitir a NF-e envolve o preenchimento das informações, envio da cópia e arquivo XML, tanto para a Receita, como para o cliente. Se depois disso você percebe ou é avisado pelo cliente que houve algum erro no documento, uma saída é saber como fazer uma carta de correção de nota fiscal eletrônica.
Como o nome já indica, este documento fiscal, também conhecido como CC-e, tem o objetivo de corrigir os dados inseridos erroneamente nas notas. No entanto, os profissionais da área fiscal devem ficar atentos, pois nem todos os erros podem ser reparados.
Vale reforçar que a CC-e tem grande importância para evitar consequências prejudiciais futuras para os negócios, como irregularidades fiscais que gerem multas ou até processos e penalidades mais severas por sonegação.
Mas também existem outras opções para o caso de identificar alguma irregularidade na NF-e, além da correção pela CC-e. São elas: cancelar a nota, emitir uma nota fiscal complementar e ainda emitir uma nota de ajuste.
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Carta de correção x Cancelamento da NF-e
Antes de entender mais a fundo como fazer uma carta de correção de nota fiscal eletrônica, é preciso analisar qual a melhor alternativa. Afinal, pode ser o caso de cancelar a NF-e.
O cancelamento deve ser feito se for verificado erro de digitação ou de cálculos de impostos antes de enviar o produto ou se o cliente desistir da compra. No entanto, essa modalidade só pode ser efetuada no prazo máximo de 24 horas a partir da autorização da nota na Secretaria da Fazenda.
A carta de correção, por sua vez, pode ser realizada em até 30 dias e, inclusive, até mais de uma vez. O documento, contudo, não é capaz de regularizar todos os erros de emissão, como por exemplo o valor de imposto. Então, é preciso ficar bem atento às especificações do que pode ser alterado com a CC-e.
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O que a legislação diz sobre como fazer uma carta de correção de nota fiscal eletrônica?
Para as empresas interessadas em aprender mais sobre essa opção, o primeiro passo é conhecer a legislação vigente sobre o tema. Neste sentido, até junho de 2012, as empresas poderiam ter o próprio modelo de carta de correção, desde que algumas obrigatoriedades fossem respeitadas.
Porém, como se tornou obrigatória para resolver os erros das notas fiscais, a CC-e passou a fazer parte do SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital), padronizando o formato do documento.
Vamos ver o que mais dizem as normas sobre as informações contidas na carta de correção.
Quais dados podem ser alterados?
A depender da inconformidade encontrada na NF-e, pode ser preciso realizar o cancelamento, já que a carta de correção não será suficiente. Então, confira os itens que podemos modificar na CC-e de acordo com os campos específicos.
- Destinatário: razão social desde que não altere completamente;
- Mercadoria: peso, volume e acondicionamento, mas sem afetar a quantidade faturada do produto;
- Data de saída: precisa ser no mesmo período de apuração do ICMS;
- Dados do transportador: endereço do destinatário sem uma mudança total;
- Código Fiscal de Operação e Prestação (CFOP): sem mexer na natureza dos impostos;
- Código de Situação Tributária (CST): desde que não se faça alteração de valores fiscais;
- Dados adicionais: alterar ou inserir informação, como por exemplo, transportadora, nome do vendedor e número do pedido.
Que itens não podem ser modificados?
Fica claro acima que apenas os itens que não interferem na ocorrência fiscal ou nos valores podem ser mudados. Por isso, nunca tente corrigir nenhum preenchimento não permitido, pois você pode sofrer multas da Receita. Então, conheça agora o que não pode ser feito:
- Mercadoria: descrições que alterem as alíquotas de impostos estão eliminadas;
- Valores fiscais: estão fora de questão todos os dados que determinam o valor do imposto, como base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade e valor da operação;
- Dados cadastrais: mudanças do remetente ou do destinatário não podem ser feitas;
- Demais informações: período ou localidade de tributos e outros dados que alterem o cálculo do imposto também estão proibidos.
Qual o prazo para fazer a carta de correção?
Como já mencionado anteriormente, o prazo para realizar a correção é de 30 dias a partir da data de emissão da NF-e e autorização da Secretaria. Este período foi estipulado para que o documento seja corrigido dentro de um mês, sem mudar o tempo para apuração do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
E, dentro desses 30 dias, é permitido que as empresas façam até 20 cartas de correção de uma NF-e. No entanto, se houver mais de uma correção para um mesmo documento, a CC-e mais recente deve conter consolidadas as retificações anteriores, com todas as informações corrigidas.
Na prática, vamos a um exemplo. Na primeira mudança, você atualizou o peso da mercadoria e agora precisa retificar o endereço do destinatário. Então, nessa segunda substituição, também é preciso constar o ajuste inicial do peso de mercadoria.
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Dicas de como fazer uma carta de correção de nota fiscal eletrônica
Agora que você já conhece todas as regras sobre como fazer uma carta de correção de nota fiscal eletrônica, entenda como preencher este documento. Afinal, a CC-e é fácil de ser feita e não existe um modelo certo de como proceder, mas algumas dicas podem ajudar.
Neste sentido, a carta deve ser elaborada com explicação clara e objetiva das retificações. Essa correção é feita por meio de uma descrição textual, com campo livre para descrever todas as alterações da NF-e. Neste local chamado ‘novo valor’, deve-se:
- Preencher com no mínimo 15 caracteres e no máximo 1.000 caracteres;
- Não ter acentos ou símbolos especiais.
Alguns exemplos práticos do que escrever na CC-e são:
- No campo de descrição do produto, altera-se a quantidade de volumes de 25 para 30;
- No campo de descrição do transportador, altera-se a Empresa Transportadora 1234 Ltda para Cia de Transportes LTDA.
Como a GSF pode ajudar na elaboração da carta de correção
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