A inteligência fiscal consiste em um conjunto de soluções automatizadas, com o objetivo de gerenciar e organizar dados de um modo seguro, eficiente e otimizado. Dessa forma, é possível analisar, divulgar e proteger estrategicamente as informações fiscais, bem como minimizar erros recorrentes.
Atualmente, a inteligência fiscal tornou-se imprescindível para as empresas que desejam manter as finanças sob controle e evitar problemas com o fisco. Até porque grande parte dos erros fiscais e tributários ocorrem por falhas humanas.
Por isso, a inserção de um software especializado em gestão fiscal colabora para melhorar os processos.
Nesse sentido, a incorporação da inteligência fiscal está ganhando cada vez mais destaque, especialmente nos processos de emissão e recebimento de notas fiscais, cumprimento de obrigações e pagamentos de impostos, controle das finanças e otimização da gestão.
Ao longo deste artigo, veja como a inteligência fiscal pode ajudar a prevenir erros no recebimento de NF-e. Acompanhe a leitura!
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Quais são os principais erros com a NF-e?
A emissão e o recebimento de notas fiscais podem parecer processos simples. No entanto, muitas empresas sofrem com problemas recorrentes, seja por falta de atenção na realização das atividades, dificuldades de organização, entre outros pontos.
É aí que a inteligência fiscal ganha evidência, pois ela minimiza as principais divergências com a NF-e, que são:
- Confundir o DANFE com a nota fiscal;
- Não verificar a autenticidade da nota fiscal recebida;
- Ter falta de controle sobre as notas fiscais emitidas no seu CNPJ;
- Insistir na realização de trabalho manual;
- Ter a ausência de auditorias periódicas nos processos fiscais.
Ou seja, são muitos pontos que merecem atenção, visto que a recorrência desses erros pode acarretar em multas para a empresa e até penalidades mais severas, como o fechamento do negócio e perda de dinheiro.
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Dicas de controle para recebimento das notas fiscais
Diante do exposto acima, mais do que conhecer os processos de emissão e recebimento de notas fiscais, é preciso adotar estratégias eficazes, que podem diminuir a incidência dos erros.
Assim, a implementação de um software com inteligência fiscal pode contribuir muito com a eficiência da gestão fiscal e tributária. Abaixo, confira algumas dicas para ter maior controle das notas fiscais recebidas.
1 – Crie uma rotina
O primeiro passo é criar uma rotina de controle fiscal. Dessa maneira, os colaboradores do setor se organizam para analisar cada uma das notas, com a emissão e o recebimento dos documentos, sem acumular tarefas ao longo do dia.
2 – Confira se a nota recebida é autêntica
Quando a empresa recebe uma mercadoria ou serviço, é fundamental verificar a situação da nota na SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Isso evita a falta de autenticidade dos documentos, já que a nota pode não ser válida ou mesmo cancelada pelo fornecedor – e com isso, há o risco de autuação pelo fisco.
3 – Tenha atenção aos prazos
Os prazos são extremamente importantes para a sua gestão fiscal. O pagamento de tributos em atraso pode acarretar multas pesadas, que prejudicam o orçamento das empresas. Além disso, dependendo do imposto, é possível pagar adiantado com desconto e melhores condições de negociação.
4 – Separe um tempo para baixar as notas fiscais eletrônicas
Fazer a baixa das notas fiscais eletrônicas deve ser parte da rotina do setor fiscal. Isso ajuda a ter um controle maior do recebimento das NF-e, além de ser uma forma de otimizar e organizar o trabalho.
5 – Automatize as tarefas
Essa é a principal tarefa da inteligência fiscal. Com a automatização de atividades, evitam-se erros por falhas humanas, tornando a gestão e a organização do trabalho muito mais eficiente, completa e dinâmica.
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